Tư vấn KPI và những lưu ý doanh nghiệp cần chú trọng

Nội dung

Chia sẻ ngay

Tư vấn KPI là một trong những nhu cầu hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Bởi xây dựng hệ thống KPI đóng vai trò quan trọng trong quá trình đo lường và quản lý hiệu suất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn chưa triển khai hiệu quả hệ thống này, khi các chỉ số đo lường không có sự kết nối giữa chiến lược của tổ chức với mục tiêu của nhân viên. Một hệ thống KPI phù hợp được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và tạo ra sự khác biệt.

Tổng quan về KPI và tư vấn KPI

Khái niệm

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách định lượng, giúp theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu cụ thể. Thông qua KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ thành công trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra và xác định liệu doanh nghiệp có đang tiến gần đến mục tiêu đã đề ra hay không. KPI thường bao gồm các chỉ số như lợi nhuận, doanh thu, số lượng bán hàng hoặc chi phí trung bình hàng năm.

KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách định lượng, giúp theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu cụ thể
KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách định lượng, giúp theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu cụ thể

Doanh nghiệp thường áp dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá hiệu quả công việc, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên:

  • KPI cấp cao (dành cho lãnh đạo, quản lý cấp cao): Tập trung vào hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp như tăng trưởng doanh thu, phát triển đội ngũ, cải tiến quy trình quản lý và điều hành, hoặc ra mắt sản phẩm mới. Thậm chí, họ còn phải đối mặt với các nhiệm vụ quan trọng như xây dựng đội ngũ mới hay mở rộng thị trường.
  • KPI cấp trung (dành cho trưởng phòng, quản lý bộ phận): Tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu suất cho từng phòng ban.
  • KPI cấp nhân viên: Nhằm đo lường hiệu quả công việc trong việc thực hiện các kế hoạch và mục tiêu do lãnh đạo và quản lý đề ra, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng định hướng của doanh nghiệp.

Mỗi cấp độ KPI đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Vai trò của KPI trong doanh nghiệp

KPI đóng vai trò không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành doanh nghiệp. Với hệ thống KPI rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên một cách minh bạch, chính xác. Điều này không chỉ giúp họ điều chỉnh chế độ lương thưởng, kỷ luật một cách công bằng mà còn đảm bảo các mục tiêu chiến lược được hoàn thành đúng như kỳ vọng.

Đối với nhân viên, KPI chính là kim chỉ nam, giúp họ nhận thức rõ hơn về mức độ hoàn thành công việc, tạo động lực hướng tới mục tiêu và kịp thời phát hiện những thiếu sót để cải thiện. Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích của KPI, việc xây dựng và áp dụng hệ thống này phải được thực hiện một cách bài bản và phù hợp với từng tổ chức.

Ưu điểm của KPI được thể hiện như sau:

  • KPI cung cấp một cái nhìn toàn diện và nhanh chóng về tiến độ của mục tiêu trong các dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp.
  • Với bản chất định lượng, cụ thể bằng những con số và dữ liệu rõ ràng, KPI giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định hành động phù hợp.
  • Giúp hiệu suất làm việc của cá nhân hay tập thể được thể hiện trực quan, tạo điều kiện cho bộ phận nhân sự xây dựng các chương trình khen thưởng, động viên tinh thần nhân viên một cách hiệu quả.
  • Ngoài ra, KPI đóng vai trò như những mục tiêu SMART, giúp toàn bộ đội ngũ có định hướng chung, từ đó giúp mọi thứ đi đúng hướng và hạn chế các vấn đề phát sinh trong công việc.
KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả chính xác, theo dõi tiến độ đạt mục tiêu và tối ưu hóa hoạt động để đạt kết quả tốt nhất
KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả chính xác, theo dõi tiến độ đạt mục tiêu và tối ưu hóa hoạt động để đạt kết quả tốt nhất

Tư vấn KPI làm gì?

Khi tự thiết lập KPI, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn đáng kể. Một trong những vấn đề phổ biến là thiếu kinh nghiệm trong việc lựa chọn các chỉ số phù hợp với mục tiêu chiến lược tổng thể. Điều này dẫn đến việc xây dựng những KPI không phù hợp, không liên quan trực tiếp đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, gây khó khăn trong việc theo dõi chất lượng công việc và xem xét kết quả đạt được.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể đặt ra KPI về doanh thu tăng trưởng 50% trong một năm mà không xem xét liệu các nguồn lực có đủ để đạt được mục tiêu đó hay không. Việc thiếu khả thi của các KPI như vậy không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà còn khiến nhân viên mất động lực vì các mục tiêu quá xa vời hoặc không thực tế.

Ngoài ra, việc không có sự liên kết giữa KPI với mục tiêu dài hạn có thể làm giảm khả năng điều chỉnh chiến lược kịp thời khi thị trường thay đổi. Đây chính là lý do tại sao sự hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn KPI là cần thiết. Họ không chỉ giúp doanh nghiệp xác định những chỉ số đo lường chính xác và khả thi, mà còn đảm bảo rằng hệ thống KPI được thiết kế để thúc đẩy sự phát triển bền vững và tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp triển khai KPI không thành công?

Doanh nghiệp triển khai KPI không thành công thường bắt nguồn từ một số lý do phổ biến sau:

Việc xây dựng KPI thiếu nguyên tắc và định hướng rõ ràng

Khi doanh nghiệp đặt ra quá nhiều mục tiêu mà không có sự tập trung, bộ KPI mất đi tính hiệu quả và không còn phản ánh đúng mục tiêu cốt lõi. Nguyên nhân chính là do không tuân thủ nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan, và Có thời hạn), dẫn đến những chỉ số không rõ ràng, khó đạt được, và khó theo dõi kết quả thực tế.

Thiếu tính định lượng và khả năng đo lường

Một số doanh nghiệp thường bỏ qua việc định lượng rõ ràng cho các mục tiêu KPI, không xem xét cách thu thập và phân tích dữ liệu. Điều này khiến họ không thể đánh giá được mức độ thành công hay thất bại, dẫn đến việc không biết cải thiện từ đâu và kết quả ra sao.

Doanh nghiệp không thành công với KPI thường do mục tiêu không rõ ràng, thiếu thực tế hoặc không theo dõi hiệu quả kịp thời
Doanh nghiệp không thành công với KPI thường do mục tiêu không rõ ràng, thiếu thực tế hoặc không theo dõi hiệu quả kịp thời

Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

Việc áp dụng BSC (Balanced Scorecard) một cách cứng nhắc mà không điều chỉnh theo thực tế mô hình kinh doanh cũng là một sai lầm phổ biến. Dù BSC với bốn góc nhìn (tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và phát triển) là một công cụ mạnh mẽ, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với khuôn mẫu đó. Việc tùy biến cho phù hợp với chiến lược riêng là cần thiết.

Thiếu công cụ hỗ trợ và theo dõi

Doanh nghiệp không triển khai được các công cụ như phần mềm, bảng điều khiển hoặc báo cáo để hỗ trợ thực hiện và quản lý KPI. Điều này làm giảm khả năng theo dõi tiến độ và truyền đạt thông tin về KPI đến các bên liên quan, gây ra sự rối loạn và thiếu thông tin chính xác.

Truyền thông nội bộ không đủ mạnh

Một sai lầm nữa là thiếu sự truyền thông rõ ràng về mục tiêu, quy trình và vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện KPI. Khi không có sự hiểu biết rõ ràng từ mọi người, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đồng thuận và triển khai KPI hiệu quả.

Thiếu kiên định và cam kết thực hiện

Nhiều doanh nghiệp dễ dàng từ bỏ hoặc điều chỉnh KPI chỉ sau những phản hồi tiêu cực đầu tiên. Sự thiếu kiên nhẫn và không có nhất quán trong việc thực hiện khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội cải thiện và đạt được kết quả tích cực trong dài hạn. 

Lý do doanh nghiệp cần đơn vị tư vấn KPI

Doanh nghiệp cần dịch vụ tư vấn KPI bởi nhiều lý do quan trọng:

Tích lũy kinh nghiệm và kiến thức thực tiễn

Dịch vụ tư vấn KPI giúp doanh nghiệp tiếp cận với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, những người đã tích lũy nhiều kiến thức từ các dự án trước đó. Qua quá trình thực hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau, các chuyên gia này mang đến những phương pháp hiệu quả nhất, đảm bảo giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu với chất lượng tốt nhất.

Nhóm chuyên gia tư vấn có bề dày kinh nghiệm

Các chuyên gia tư vấn KPI không chỉ có kiến thức chuyên môn sâu rộng, mà còn thường xuyên làm việc với các doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề khác nhau. Họ hiểu rõ đặc thù của từng lĩnh vực, từ đó có thể xây dựng hệ thống KPI phù hợp với chiến lược và mục tiêu riêng biệt của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu suất và định hướng phát triển.

Doanh nghiệp cần tư vấn KPI để đảm bảo thiết lập chỉ số chính xác, khả thi và đạt được mục tiêu chiến lược hiệu quả
Doanh nghiệp cần tư vấn KPI để đảm bảo thiết lập chỉ số chính xác, khả thi và đạt được mục tiêu chiến lược hiệu quả

Tùy biến phương pháp theo nhu cầu từng doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có mô hình kinh doanh và mục tiêu khác nhau, do đó, việc áp dụng cùng một phương pháp KPI sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu. Dịch vụ tư vấn KPI đảm bảo tính linh hoạt, tùy chỉnh phương pháp phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa kết quả đạt được.

Hỗ trợ quản lý sự thay đổi khi triển khai KPI

Khi áp dụng KPI, doanh nghiệp thường gặp phải những phản ứng hoặc sự kháng cự từ các bên liên quan. Đội ngũ tư vấn sẽ hỗ trợ trong việc truyền thông về mục tiêu và lợi ích của KPI, giúp doanh nghiệp thuyết phục nhân viên và đối tác, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai để đảm bảo sự thành công của dự án.

Phần mềm KPI hỗ trợ số hóa và quản lý hiệu quả

Sau khi hoàn tất quá trình tư vấn, các doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý KPI để theo dõi, quản lý và đánh giá kết quả một cách chính xác. Phần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng “số hóa” KPI, tiết kiệm thời gian thu thập và xử lý dữ liệu, đồng thời cung cấp các báo cáo chi tiết để điều chỉnh và cải thiện hiệu suất khi cần thiết.

Tóm lại, việc thiết lập hệ thống KPI đúng đắn và sát với mục tiêu kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi hiệu quả hoạt động mà còn tối ưu hóa quy trình và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác. Tuy nhiên, để đảm bảo các KPI thực sự phản ánh hiệu suất và định hướng đúng cho doanh nghiệp, việc tìm kiếm  dịch vụ tư vấn KPI là cần thiết.

SKALE Performance giúp theo dõi hiệu suất và cải thiện theo thời gian thực
SKALE Performance giúp theo dõi hiệu suất và cải thiện theo thời gian thực

SKALE tự hào là đối tác đồng hành, cung cấp dịch vụ tư vấn KPI chuyên sâu, giúp doanh nghiệp xây dựng và tinh chỉnh các chỉ số KPI phù hợp nhất. Đặc biệt, SKALE còn cung cấp nền tảng công nghệ quản trị hiệu quả làm việc SKALE Performance. Khác với các phần mềm đánh giá KPI thông thường, SKALE Performance có cơ sở dữ liệu 11.000 KPI cho doanh nghiệp tùy chỉnh và chọn lựa.

Sau khi thiết lập mục tiêu, SKALE Performance sẽ giúp phân bổ tới các cấp, theo dõi sát sao quá trình thực hiện mục tiêu theo thời gian thực, xuất báo cáo trực quan để phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn. Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược và phản hồi kịp thời cho nhân viên. Dữ liệu được ghi nhận chặt chẽ trên còn là cơ sở đánh giá hiệu suất dễ dàng, minh bạch và thuyết phục giữa các bên.

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ tư vấn KPI và quản lý hiệu suất, hãy liên hệ ngay với SKALE để nhận được sự tư vấn chi tiết và giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm:

Về SKALE Human Capital – Bộ phận phụ trách Dịch vụ Tư vấn, Quản lý & Phát triển nhân lực trực thuộc SKALE 

SKALE Human Capital, tiền thân là bộ phận Tư vấn và Phát triển tổ chức thuộc L&A, được sáp nhập vào SKALE vào tháng 01/2023. SKALE Human Capital là sự kết hợp giữa tri thức quản trị hơn 20 năm của L & A và công nghệ nhân sự tiên tiến của SKALE. Với phương châm “Đúng nhân tài – Vững tương lai”, SKALE Human Capital luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp như: Cấu trúc tổ chức, Tư vấn quản trị và phát triển nguồn nhân lực, Đánh giá năng lực, Xây dựng hệ thống lương thưởng, Triển khai ứng dụng công nghệ nhân sự,…

Bài đăng liên quan