Trong thời đại biến động không ngừng như hiện nay, nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt cho sự phát triển và thành công của mọi tổ chức. Để đánh giá và phát triển hiệu quả tiềm năng của đội ngũ nhân viên, từ điển năng lực đã trở thành công cụ thiết yếu, làm căn cứ giải quyết “bài toán” quản trị nhân sự. Vậy từ điển năng lực là gì? Cấu trúc mẫu từ điển năng lực như thế nào? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết này.
Từ điển năng lực là gì?
“Từ điển năng lực là một công cụ mô tả các năng lực cụ thể cần thiết để thành công trong một công việc hoặc nhóm công việc cụ thể. Nó bao gồm các mô tả hành vi, mức độ thành thạo, và các ví dụ về hành vi hiệu quả và không hiệu quả”. (Trích Lucia, A.D., & Lepsinger, R. (1999). The Art and Science of Competency Models: Pinpointing Critical Success Factors in Organizations. Pfeiffer.)
Hiểu đơn giản, từ điển năng lực là một công cụ quan trọng trong quản trị nhân sự, bao gồm các định nghĩa và mô tả chi tiết về các kỹ năng, khả năng và phẩm chất cần thiết cho mỗi cá nhân để hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Mỗi doanh nghiệp thường phát triển bộ từ điển năng lực riêng biệt, phản ánh chiến lược kinh doanh, văn hóa và giá trị cốt lõi của tổ chức.

Từ điển năng lực không chỉ giúp đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên mà còn là cơ sở để xây dựng các chiến lược đào tạo và phát triển nhân sự. Công cụ này cung cấp một khung năng lực chuẩn mực để xác định và đánh giá nhân viên. Từ đó hỗ trợ quá trình tuyển dụng, khen thưởng và thăng tiến trong công ty.
Đặc biệt, từ điển năng lực thường được xây dựng dựa trên mô hình ASK, bao gồm: Kiến thức (Knowledge), Kỹ năng (Skills) và Thái độ (Attitude). Nhờ mô hình này, doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực nhân viên một cách toàn diện, từ trình độ chuyên môn, kỹ năng thực hành đến thái độ làm việc.
Thông qua đó, nhân viên cũng có thể hiểu rõ yêu cầu công việc, định hướng phát triển bản thân phù hợp, góp phần thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và nâng cao hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Vai trò của từ điển năng lực trong quản trị nguồn nhân lực
Trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, từ điển năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng, được ví như “kim chỉ nam” dẫn dắt tổ chức đến thành công. Nó là công cụ thiết yếu giúp xác định và chuẩn hóa các năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc, tạo nền tảng cho hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả và bài bản. Bởi vì sử dụng hiệu quả năng lực có thể giúp doanh nghiệp giảm 63% tỷ lệ nghỉ việc, tăng 19% hiệu quả công việc và tăng 12.5% hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận (Theo nghiên cứu The economic value of emotional intelligence competencies and EIC-based HR programs của Spencer, L M. in Cherniss, C. and D. Goleman, eds)
Bộ từ điển này cung cấp cho doanh nghiệp khung tham chiếu rõ ràng để đánh giá, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Nhờ vậy, tổ chức có thể đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự sở hữu đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Với vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ điển năng lực giúp doanh nghiệp xác định chính xác tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí, từ đó tiến hành tìm kiếm và sàng lọc ứng viên một cách hiệu quả. Nhờ áp dụng công cụ này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nguồn lực và nâng cao tỷ lệ tuyển dụng nhân sự phù hợp.

Đối với nhân viên, từ điển năng lực còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho họ. Cung cấp cho mỗi cá nhân bản đồ định hướng rõ ràng, từ điển này giúp họ xác định điểm mạnh, điểm yếu và những kỹ năng cần thiết để thăng tiến trong công việc. Từ đó, nhân viên có thể chủ động xây dựng kế hoạch phát triển bản thân, góp phần nâng cao năng lực và giá trị cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, từ điển năng lực là nguồn tài nguyên quý giá giúp nhân viên tự đánh giá năng lực bản thân, xác định định hướng phát triển và xây dựng lộ trình học tập, rèn luyện phù hợp. Nhờ vậy, mỗi cá nhân có thể phát huy tối đa tiềm năng, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.
Với tầm ảnh hưởng to lớn, từ điển năng lực đóng vai trò trung tâm trong việc hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Phương tiện này góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mỗi cá nhân đều có cơ hội phát triển năng lực lãnh đạo và khẳng định bản thân.
Ví dụ mẫu từ điển năng lực
Từ điển năng lực là một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp trong việc quản trị nhân sự hiệu quả ở từng vị trí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc nâng cao năng suất lao động, thúc đẩy phát triển bền vững. Vậy làm thế nào xác định khung năng lực là gì và xây dựng được một mẫu từ điển năng lực riêng biệt?

Để có cái nhìn cụ thể hơn, hãy tham khảo qua ví dụ mẫu từ điển năng lực cho vị trí nhân viên phòng kinh doanh dưới đây.
Nhóm năng lực cốt lõi
- Hướng về kết quả: Luôn tập trung hoàn thành mục tiêu đề ra, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và nỗ lực tối đa trong mọi công việc được giao phó.
- Làm việc nhóm: Hiểu rõ tầm quan trọng của hợp tác, phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp, sẵn sàng chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.
- Học hỏi không ngừng: Thể hiện tinh thần ham học hỏi, chủ động cập nhật kiến thức mới, trau dồi kỹ năng và nâng cao năng lực bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao.
Nhóm năng lực lãnh đạo
- Thích ứng: Khả năng linh hoạt thích nghi với những thay đổi của môi trường kinh doanh, nhanh chóng nắm bắt xu hướng thị trường và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
- Suy nghĩ áng tạo: Luôn tìm kiếm giải pháp mới mẻ, sáng tạo trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Quản lý rủi ro: Có khả năng nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro tiềm ẩn, đồng thời xây dựng phương án phòng ngừa và ứng phó hiệu quả để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh.
Nhóm năng lực chuyên môn
- Nhạy bén kinh doanh: Hiểu biết sâu sắc về thị trường, nắm bắt xu hướng tiêu dùng và nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Kỹ năng bán hàng: Khả năng thuyết phục, đàm phán và chốt sale hiệu quả, góp phần gia tăng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp.
- Xây dựng mối quan hệ: Kỹ năng giao tiếp tốt, xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân và doanh nghiệp.
Trên đây chỉ là một ví dụ mẫu về từ điển năng lực. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung và cấu trúc của khung từ điển này cho phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh và văn hóa tổ chức của mình. Ngoài ra, từ điển năng lực cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi về yêu cầu công việc và xu hướng thị trường.
Cấu trúc từ điển năng lực
Cấu trúc từ điển năng lực được xây dựng một cách khoa học và logic, bao gồm hai nhóm chính: Nhóm năng lực hành vi và nhóm năng lực chuyên môn.

Nhóm năng lực hành vi tập trung vào những phẩm chất và thái độ cần thiết mà mỗi cá nhân trong tổ chức cần có để thực hiện tốt công việc và góp phần vào thành công chung. Nhóm này bao gồm:
- Năng lực cốt lõi: Đây là những năng lực nền tảng mà tất cả nhân viên đều cần có, thể hiện bản sắc văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ: tinh thần trách nhiệm, tính hợp tác, khả năng giao tiếp, tư duy sáng tạo,…
- Năng lực lãnh đạo: Nhóm năng lực này dành riêng cho các vị trí lãnh đạo, quản lý, bao gồm khả năng truyền cảm hứng, định hướng chiến lược, ra quyết định sáng suốt, xây dựng và phát triển đội ngũ,…
Nhóm năng lực chuyên môn tập trung vào những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn cần thiết cho từng vị trí công việc cụ thể. Nhóm này bao gồm:
- Năng lực chuyên môn theo chức năng: Những năng lực này liên quan đến các lĩnh vực chuyên môn cụ thể như Nhân sự, Bán hàng, Marketing, Sản xuất,… Ví dụ: chuyên viên Nhân sự cần có kiến thức về tuyển dụng, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý lương thưởng,…; nhân viên bán hàng cần có kỹ năng đàm phán, thuyết phục, chăm sóc khách hàng,…
- Năng lực chuyên môn kỹ thuật: Nhóm năng lực này dành cho những vị trí đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao, bao gồm kiến thức chuyên sâu về công nghệ, kỹ thuật, quy trình, công thức hoặc bí quyết kinh doanh. Ví dụ: kỹ sư phần mềm cần có kiến thức về lập trình, thiết kế hệ thống, bảo mật mạng,…; bác sĩ cần có kiến thức về y học, chẩn đoán bệnh, phẫu thuật,…
- Năng lực cá nhân: Đây là những năng lực đặc thù cho một số vị trí nhất định, không được bao hàm trong các nhóm năng lực khác. Ví dụ: khả năng ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên dụng,…
Từ điển năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả, góp phần tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Hy vọng với những kiến thức được chia sẻ trong bài viết này, các doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về từ điển năng lực, cũng như hiểu rõ hơn về cấu trúc mẫu để có thể áp dụng hiệu quả vào thực tiễn quản trị nhân sự của mình.
>>> Xem thêm:
- Từ điển năng lực dành cho doanh nghiệp được xây dựng như thế nào?
- Khám phá sự thật về bộ từ điển năng lực cho doanh nghiệp
Về SKALE Talent
SKALE Talent là nền tảng công nghệ đánh giá và phát triển đúng nhân tài dựa trên dữ liệu nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
SKALE Talent được triển khai bởi SKALE Human Capital – Tiền thân là bộ phận Tư vấn và Phát triển tổ chức (COD) thuộc L&A, được sáp nhập vào SKALE vào tháng 01/2023. SKALE Human Capital là sự kết hợp giữa tri thức quản trị hơn 20 năm của L&A và công nghệ nhân sự tiên tiến của SKALE.
Với phương châm “Đúng nhân tài – Vững tương lai”, SKALE luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp như: Cấu trúc tổ chức, Tư vấn quản trị và phát triển nguồn nhân lực, Đánh giá năng lực, Xây dựng hệ thống lương thưởng, Triển khai ứng dụng công nghệ nhân sự,…