Ngày nay, công nghệ luôn góp mặt trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, và tuyển dụng cũng không ngoại lệ. Chính vì lẽ đó, phần mềm quản lý quy trình tuyển dụng (ATS) đã ra đời với mục đích giúp cho công việc của các chuyên viên quản lý nhân sự trở nên thuận lợi hơn.
Hãy cùng tìm hiểu ATS là gì và lý do tại sao HRM lại cần quan tâm đến những phần mềm quản lý tuyển dụng này?
ATS là gì?
Applicant Tracking System, hay còn gọi là Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, là phần mềm quản lý tuyển dụng hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ xin việc từ các ứng viên.
Phần mềm Applicant Tracking System được các công ty sử dụng để hỗ trợ quá trình tuyển dụng. Mỗi hệ thống tuyển dụng sẽ cung cấp những tính năng khác nhau, nhưng ATS chủ yếu được sử dụng để giúp các nhà tuyển dụng thu thập, sắp xếp và sàng lọc hồ sơ các ứng viên.
Với phần mềm tuyển dụng này, HRM có thể quản lí hơn từng công đoạn tuyển dụng một cách khoa học hơn, đồng thời hạn chế tối thiểu các thao tác thủ công, giấy tờ, từ đó gia tăng hiệu quả chung.
Những khó khăn HRM phải đối mặt khi chưa sử dụng phần mềm quản lý quy trình tuyển dụng
Ngày nay, nộp đơn xin việc trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Vì vậy, với mỗi vị trí mở tuyển, một công ty có thể nhanh chóng thu về hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ xin việc từ các ứng viên.
Điều này còn trở nên đặc biệt khó khăn hơn với các tập đoàn lớn. Do cấu trúc tổ chức phức tạp hơn rất nhiều nên số lượng nhân viên họ cần tuyển dụng cũng tăng lên theo cấp số nhân.
Rất nhiều vị trí được đăng tuyển cùng một thời điểm khiến cho bộ phận nhân sự rất vất vả để có thể xử lý được toàn bộ hồ sơ xin việc họ nhận được và chọn ra những người phù hợp nhất.
1. Vụt mất ứng viên tài năng
Ứng viên ngày nay có rất nhiều cơ hội tìm kiếm công việc phù hợp, những ứng viên giỏi càng được săn đón nhiều hơn.Ứng viên sẽ không ngồi đó mà chờ đợi sự chấp thuận tuyển dụng từ một doanh nghiệp xét duyệt quá lâu.
Ấn tượng ứng viên dành cho doanh nghiệp của bạn sẽ bị giảm sút, đồng thời, đối thủ cạnh tranh nhanh tay hơn bạn sẽ sở hữu nhân tài về cống hiến cho họ.
2. Tiến trình thực hiện không được cập nhật cho các bên liên quan
Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ công việc mỗi ngày. Ngay cả phòng nhân sự, ngoài công tác tuyển dụng, mọi người cũng có những trách nhiệm khác phải hoàn thành.
Nếu thông tin về quy trình tuyển dụng được cập nhật muộn hoặc chỉ được thông báo khi gần đến ngày, sẽ gây ra sự bất ổn trong lịch trình công việc của các thành viên liên quan, từ đó kéo dài thời gian cần thiết cho quá trình tuyển dụng.
Tuy nhiên, khi mà lượng công việc trong quy trình tuyển dụng truyền thống quá nhiều, người phụ trách chẳng còn thời gian để cập nhật tiến trình cho tất cả mọi người.
3. Miên man công việc với “núi” hồ sơ
Trong quá trình xem xét các CV của ứng viên, việc đọc từng phần, nhận diện và ghi chú những thông tin quan trọng, sau đó lọc ra danh sách những ứng viên phù hợp có thể mất nhiều ngày cho nhà tuyển dụng. Phương pháp này đòi hỏi nhiều công sức và thời gian, nhưng kết quả không thể được đảm bảo hoàn hảo. Có thể sẽ bỏ sót những hồ sơ tốt, gặp khó khăn trong việc đánh giá sự phù hợp của ứng viên và dẫn đến việc kéo dài thời gian duyệt hồ sơ.
Tại sao HRM nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng ATS?
Applicant Tracking System được tạo ra để hỗ trợ các nhân viên quản lý nhân sự đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày. Để khám phá tại sao HRM nên đầu tư sử dụng phần mềm tuyển dụng ATS, chúng ta có thể tập trung vào những lợi ích cụ thể mà nó mang lại cho quy trình tuyển dụng:
Tối ưu về mặt thời gian bằng hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng
Phần mềm tuyển dụng lưu trữ tất cả thông tin ứng viên theo từng tiêu chí thông tin như tên, tuổi, kinh nghiệm, học vấn…Nhờ vậy, khi cần sàng lọc hoặc đánh giá hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp, người phụ trách chỉ cần nhấp chọn tính năng, tiêu chí sàng lọc là phần mềm sẽ tự động truy xuất loạt danh sách, số liệu phân tích như mong muốn. Thời gian chỉ còn tính bằng phút chứ không còn tính theo ngày như trước nữa.
Tiết kiệm nhân lực cho doanh nghiệp
Thay vì phải bố trí nhân sự phụ trách nhập thông tin ứng viên vào bảng dữ liệu để tạo nguồn thông tin hoặc bố trí lực lượng sàng lọc hồ sơ thì giờ đây, một mình người quản lý có thể làm hết mọi việc với lượng thời gian chưa đến 30 phút.
Phần mềm quản lý tuyển dụng hỗ trợ cho quá trình mở rộng doanh nghiệp
Doanh nghiệp càng lớn, lượng cơ sở dữ liệu càng phức tạp, việc giao tiếp giữa các nhân viên tuyển dụng càng trở nên khó khăn. ATS nhờ khả năng lưu trữ và quản lí khoa học, có thể giúp đội ngũ tuyển dụng phối hợp dễ dàng và giải quyết nhanh chóng các công việc thủ công.
Phần mềm quản lý tuyển dụng giúp tăng hiệu suất của đội ngũ tuyển dụng
Việc cộng tác tuyển dụng chưa bao giờ dễ dàng đến thế với các tính năng: quản lý phỏng vấn, đánh giá ứng viên đồng thời và tạo báo cáo tuyển dụng tự động.
Phần mềm quản lý tuyển dụng giúp nâng cao trải nghiệm của ứng viên
Chỉ riêng việc tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển dụng cũng đồng nghĩa với việc họ có nhiều thời gian để chăm sóc ứng viên tốt hơn. Ngoài ra, ATS còn giúp quy trình tuyển dụng được tối giản, và hỗ trợ tự động trao đổi với ứng viên như email phản hồi, chatbot,…
Phần mềm tuyển dụng hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ quản lí quy trình tuyển dụng
ATS lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi giữa team và với ứng viên, đảm bảo sự trong sáng và rõ ràng về thông tin cho nhà quản lý. Báo cáo cũng có thể được tạo tự động và nhanh chóng với đầy đủ các chỉ số, cho phép nhà quản lý nắm được sâu hơn về hiệu quả tuyển dụng doanh nghiệp.
Tóm lại, trong ngành tuyển dụng hiện nay việc đầu tư vào phần mềm quản lý quy trình tuyển dụng không chỉ là lựa chọn mà còn là một yêu cầu cần thiết để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của bộ phận nhân sự. Hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng (ATS) không chỉ giúp tối ưu hóa các bước từ việc phân loại hồ sơ đến lên lịch phỏng vấn, mà còn cung cấp thông tin phân tích quan trọng để hỗ trợ đánh giá và cải thiện chiến lược tuyển dụng.
Vậy làm cách nào các HRM có thể sử dụng các tính năng của hệ thống ATS một cách đơn giản nhưng vẫn gia tăng năng suất? Hãy đến và trải nghiệm SKALE ATS Plus, phần mềm sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng và giá trị mà nó mang lại.
Hãy theo dõi các bài viết của SKALE để khám phá thêm về các tính năng và giá trị mà bạn có thể nhận được khi sử dụng SKALE ATS Plus. Đảm bảo rằng bạn đã đầu tư vào công cụ phù hợp nhất để đạt được mục tiêu tuyển dụng của mình.
