Hồ sơ ứng viên là tài liệu quan trọng trong quá trình đánh giá, tuyển dụng cho một vị trí công việc. Các HR ngày nay luôn gặp khó khăn trong việc sàng lọc hồ sơ ứng viên với một số lượng lớn. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng cần xây dựng phương pháp sàng lọc ứng viên rõ ràng, logic với các tiêu chí sàng lọc đặt ra dựa trên năng lực và sự phù hợp về tính cách cũng như suy nghĩ của ứng viên với vị trí công việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số phương pháp cũng như tiêu chí giúp các HR sàng lọc ứng viên một cách hiệu quả nhất.
1. Hồ sơ ứng viên chuẩn thường có gì?
Hồ sơ ứng viên (hay còn gọi là CV – Curriculum Vitae) một tài liệu tổng hợp thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng của một người khi đi ứng tuyển việc làm. Hồ sơ ứng viên được sử dụng như một công cụ để ứng viên giới thiệu bản thân cho nhà tuyển dụng cũng như xác định sự phù hợp của mình với vị trí công việc mình đang ứng tuyển.
Thông thường, một hồ sơ ứng viên bao gồm các phần sau: Thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng hoặc các hoạt động ngoại khóa hoặc thành tựu của ứng viên. Những thông tin trên giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ ràng hơn về ứng viên, xác định tính phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty.
2. Quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên
Sàng lọc hồ sơ ứng viên là quá trình đánh giá, lựa chọn các hồ sơ ứng tuyển được gửi về để xác định những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc tổ chức đang tìm kiếm. Đây được xem như một bước rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực của HR, loại bỏ những ứng viên không phù hợp với yêu cầu ngay từ đầu.
Dưới đây là quy trình sàng lọc hồ sơ phổ biến giúp HR dễ dàng hơn khi thực hiện sàng lọc hồ sơ:
2.1 Xác định tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên
Việc xác định những tiêu chí quan trọng, cần thiết cho vị trí công việc được xem như vấn đề ưu tiên của nhà tuyển dụng khi sàng lọc. Những tiêu chí này có thể bao gồm: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, các chứng chỉ ngôn ngữ, các văn bằng khác của ứng viên có liên quan hoặc có thể hỗ trợ cho công việc của ứng viên tại công ty. Khi đặt ra các tiêu chí rõ ràng, sẽ giúp HR có thang đo cho các ứng viên, đơn giản hóa quá trình sàng lọc, tiết kiệm tài nguyên, nguồn lực khi sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Bên cạnh đó, để tiết kiệm thời gian, HR có thể sử dụng các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ tuyển dụng, họ có một số lượng lớn các hồ sơ ứng viên, giúp tuyển dụng nhanh chóng, tìm ứng viên phù hợp nhất với tiêu chí của công ty.
2.2 Quyết định phương pháp sàng lọc
Dựa trên tiêu chí đã xác định, nhà tuyển dụng có thể chọn sử dụng một số phương pháp sàng lọc như: phương pháp sàng lọc qua các yếu tố kỹ năng trong CV, sàng lọc qua thư xin việc với việc xem xét định hướng của ứng viên cho tương lai có phù hợp với lộ trình phát triển của công ty xây dựng cho vị trí ứng tuyển đó hay không hoặc sử dụng phương pháp sàng lọc qua bài kiểm tra đầu vào để đánh giá khả năng ra quyết định cũng như khả năng xử lý của ứng viên, hay có thể sử dụng phương pháp đánh giá tính cách MBTI của ứng viên xem họ có phải là người phù hợp với môi trường, văn hóa công ty không.
2.3 Tạo danh sách ứng viên tiềm năng, ghi chú, lưu trữ thông tin
Dựa trên quá trình sàng lọc, tạo danh sách các ứng viên tiềm năng cho vòng phỏng vấn tiếp theo. Đây chính là những ứng viên có đầy đủ tiêu chí, có tiềm năng phù hợp với vị trí HR đang tìm kiếm.
Việc ghi chú lại các ấn tượng, nhận xét về từng hồ sơ ứng viên có thể coi như cơ sở giúp HR tham khảo lại trong quá trình lựa chọn cho vòng phỏng vấn cuối cùng. Tuy nhiên, quá trình sàng lọc hồ sơ ứng viên cần sự cẩn thận, chú ý để đảm bảo chọn ra những ứng viên phù hợp nhất cho công việc.
Việc tìm thấy những ứng viên phù hợp giúp lãnh đạo cũng như các ứng viên có định hướng giống nhau trong công việc sẽ được đồng hành cùng nhau, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của ứng viên khi chính thức trở thành nhân viên.
3. Một số phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên
3.1 Phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên thông qua bản mô tả công việc
Khi quan tâm đến một vị trí tuyển dụng, ứng viên thường muốn có JD (job description) – bản mô tả công việc. Do đó, một bản mô tả công việc ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ giúp ứng viên tự đánh giá khả năng phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Điều này cho phép HR sàng lọc một số lượng ứng viên lớn. Số lượng hồ sơ ứng tuyển được gửi về sẽ phù hợp với những yêu cầu về vị trí công việc HR đang ứng tuyển.
3.2 Đánh giá kinh nghiệm hoặc thành tích
Các HR thường chọn xem xét kinh nghiệm làm việc trước đó của ứng viên, cũng như các thành tích và thành công đáng chú ý mà họ đã đạt được trong công việc để đánh giá tính phù hợp của ứng viên đó với vị trí công việc đang tuyển. Sau đó, thông qua các phỏng vấn sơ bộ như: tổ chức cuộc phỏng vấn sơ bộ để đánh giá ứng viên dựa trên các yếu tố như kỹ năng giao tiếp, sự quan tâm, sự phù hợp với vị trí. Loại bỏ những ứng viên không phù hợp, tạo ra danh sách ứng viên tiềm năng cho vòng phỏng vấn tiếp theo.
3.2 Phương pháp sàng lọc công nghệ cao
Có thể thấy rằng, thách thức lớn nhất của công việc sàng lọc hồ sơ ứng viên chính là số lượng ứng viên quá lớn, nhiều ứng viên được đánh giá phù hợp với công việc nhưng vị trí cần tuyển có số lượng ít, thời gian để sàng lọc và tuyển chọn ngắn. Để giải quyết những vấn đề này, các HR có thể sử dụng Sàn ứng viên SKALE Referral, gói Silver – Dịch vụ tuyển dụng nhanh và chọn ứng viên phù hợp để phỏng vấn.
Điều này giúp nâng cao khả năng tìm ra những ứng viên đáng giá, giảm thiểu rủi ro sai lầm trong quá trình lựa chọn. SKALE Referral cung cấp CV đã được sàng lọc, đánh giá nhiều lớp thông qua hệ thống của SKALE trước khi giới thiệu đến nhà tuyển dụng.
Thông qua các hồ sơ ứng viên đã được sàng lọc kỹ, HR có nhiều cơ hội tìm ra những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ phù hợp với vị trí công việc hơn. Điều này giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất của nhân viên mới được tuyển dụng.
Tìm hiểu thêm về gói Silver tại SKALE Referral
Tóm lại, việc sàng lọc hồ sơ ứng viên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ không thể tuyển chọn những ứng viên có kinh nghiệm chưa tốt hoặc không phù hợp với tính chất công việc. Tuy nhiên, đây cũng là quy trình vô cùng khó khăn đối với nhà tuyển dụng, khi có quá nhiều hồ sơ được gửi về, nếu sai sót trong quá trình sàng lọc, công ty có thể mất đi ứng viên tiềm năng hoặc cũng có thể lựa chọn sai ứng viên.
Thông qua bài viết, SKALE đã cung cấp về một số phương pháp có thể giúp HR sàng lọc hồ sơ hiệu quả. Cùng với đó, chúng tôi cũng đề xuất phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên mới để có thể giúp tối ưu quy trình tuyển dụng và tiết kiệm được cả thời gian lẫn ngân sách của các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua đó, nhà tuyển dụng đang gặp khó khăn trong quá trình sàng lọc ứng viên có thể xem xét và thực hiện.
