Từ điển năng lực là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đảm bảo sự phù hợp giữa năng lực của nhân viên và các mục tiêu, định hướng của tổ chức. Ngoài ra, việc xây dựng khung năng lực cũng giúp tạo ra sự minh bạch và công bằng trong đánh giá nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ về các yêu cầu công việc và phát triển năng lực một cách hiệu quả.
1. Khái niệm về từ điển năng lực
Từ điển năng lực là một bộ sưu tập các năng lực được sắp xếp và phân loại theo từng cấp độ hoặc mức độ. Mỗi năng lực thường đi kèm với một mô tả chi tiết về hành vi, kỹ năng, kiến thức, và đặc điểm cần thiết để thể hiện năng lực đó.
Từ điển năng lực thường được sử dụng để định nghĩa và đánh giá năng lực của nhân viên trong một tổ chức. Từ đó giúp đưa ra các quyết định liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển và quản lý nhân sự.
Từ điển năng lực cũng có thể được sử dụng để xác định các chuẩn mực và tiêu chuẩn năng lực trong một ngành hoặc lĩnh vực kinh doanh cụ thể.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng từ điển năng lực?
Việc xây dựng một bộ từ điển năng lực giúp cho doanh nghiệp có thể định hình và đánh giá chính xác năng lực của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhân viên phù hợp cho các vị trí công việc cụ thể và phát triển nhân viên để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Việc xây dựng bộ từ điển của các nguồn năng lực một cách hợp lý cũng là cơ sở để phát triển đội ngũ nhân lực kế thừa trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự liên tục và ổn định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của Spencer, L M. in Cherniss, C. and D. Goleman, eds. (2001) “The economic value of emotional intelligence competencies and EIC-based HR programs”. Sử dụng hiệu quả năng lực có thể giúp doanh nghiệp:
- Giảm 63% tỷ lệ nghỉ việc
- Tăng 19% hiệu quả công việc
- Tăng 12.5% hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận
Từ những số liệu trên ta có thể thấy được rằng việc xác định và xây dựng các tiêu chuẩn cho các nguồn năng lực ở mỗi vị trí khác nhau là rất quan trọng. Đây sẽ là cơ sở cho:
2.1 Đối với Công ty
Từ điển năng lực là một công cụ quan trọng giúp cho công ty có thể đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó xây dựng các chính sách và kế hoạch phát triển nhân sự phù hợp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Cụ thể, việc xây dựng điều này sẽ giúp:
- Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên: Từ điển năng lực giúp công ty đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định về đào tạo, thăng tiến, khen thưởng, hoặc chuyển nhân viên sang các vị trí khác phù hợp với năng lực của họ.
- Xác định nhu cầu đào tạo: Từ điển năng lực giúp công ty xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên, giúp cải thiện kỹ năng và nâng cao năng lực làm việc của họ, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
- Xây dựng các kế hoạch phát triển nhân sự: Từ điển năng lực giúp công ty xây dựng các kế hoạch phát triển nhân sự, giúp phát triển đội ngũ nhân sự kế cận và giữ chân các nhân viên có năng lực cao, tăng tính bền vững của công ty.
- Tăng cường tinh thần làm việc: Từ điển năng lực giúp công ty xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn, giúp nhân viên cảm thấy được công nhận và động viên, từ đó tăng cường tinh thần làm việc và sự cam kết của nhân viên đối với công ty.
Tóm lại, từ điển năng lực là một công cụ hữu hiệu giúp công ty đạt được sự phát triển bền vững thông qua việc tăng cường năng lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự.
2.2 Đối với người lao động
Từ điển năng lực giúp người lao động hiểu rõ được yêu cầu và tiêu chuẩn năng lực của từng vị trí chức danh, từ đó họ có thể cải thiện kỹ năng, học hỏi thêm kiến thức, nâng cao năng lực của mình để phù hợp với yêu cầu công việc.
Đồng thời, việc có bộ từ điển năng lực cũng giúp người lao động thấy rõ được tiềm năng phát triển của mình trong công ty, đưa ra kế hoạch phát triển nghề nghiệp cụ thể và tìm kiếm cơ hội thăng tiến trong công ty.
Từ đó, nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có động lực làm việc hơn, đồng thời cũng đóng góp vào sự phát triển chung của công ty.
3. Quy trình xây dựng từ điển năng lực hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Thông thường, quy trình xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp sẽ trải qua 5 bước:
Bước 01: Lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xây dựng từ điển năng lực chính là lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích công việc và các yêu cầu công việc, từ đó lựa chọn được năng lực tương ứng với yêu cầu công việc.
Bước 02: Định nghĩa từng năng lực và xác định các mức độ biểu hiện hành vi
Sau khi xác định danh sách các năng lực cần thiết cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp, bước tiếp theo là định nghĩa và xác định các mức độ biểu hiện hành vi cho từng năng lực đó.
Việc định nghĩa các năng lực có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các định nghĩa tiêu chuẩn từ các nguồn tài liệu chuyên ngành hoặc từ các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Sau đó, các mức độ biểu hiện hành vi cho từng năng lực cần được xác định bằng cách mô tả các hành vi hoặc kỹ năng cụ thể mà nhân viên cần có để thể hiện được năng lực đó.
Các mức độ biểu hiện hành vi có thể được phân loại thành các cấp độ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao. Ví dụ, đối với năng lực “Giải quyết vấn đề”, mức độ biểu hiện cơ bản có thể bao gồm khả năng phân tích vấn đề, tìm kiếm thông tin và đưa ra giải pháp đơn giản.
Mức độ biểu hiện nâng cao hơn có thể bao gồm khả năng phân tích sâu hơn, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và đưa ra giải pháp phức tạp hơn.
Để đảm bảo tính khách quan và đồng nhất trong quá trình đánh giá, các mức độ biểu hiện hành vi cần được mô tả rõ ràng và được phân loại một cách chính xác và nhất quán.
Bước 03: Lên danh sách câu hỏi phỏng vấn với từng năng lực
Dựa trên bộ từ điển năng lực, doanh nghiệp có thể thiết kế câu hỏi phỏng vấn phù hợp với từng nhân viên trong mỗi kỳ đánh giá và với ứng viên trong những lần tuyển dụng.
Ví dụ với kỹ năng làm việc nhóm, bạn có thể đưa ra một số câu hỏi như sau:
- Bạn thường đóng vai trò gì trong một nhóm?
- Nếu một đồng nghiệp thân thiết với bạn được sắp xếp làm chung một task với bạn, tuy nhiên, người đồng nghiệp này không đóng góp gì cho công việc của nhóm thì bạn với cương vị là trưởng nhóm, bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Bạn có ngại chung nhóm với đồng nghiệp mà mình không thiện cảm hay không?
Bước 04: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc của vị trí đó
Khi kết hợp đúng bộ từ điển về năng lực với bản mô tả công việc của vị trí tương ứng, ta có thể xác định những năng lực nào là cần thiết để hoàn thành tốt công việc đó.
Bản mô tả công việc sẽ cho biết các trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của vị trí đó trong tổ chức, còn từ điển năng lực sẽ cung cấp những tiêu chuẩn và mức độ biểu hiện hành vi cần thiết để thực hiện tốt các trách nhiệm và nhiệm vụ đó.
Việc kết hợp này giúp tăng khả năng phù hợp giữa năng lực của nhân viên với yêu cầu công việc, từ đó giúp cho công việc được thực hiện hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng “không phù hợp” giữa nhân viên và vị trí công việc.
Ngoài ra, việc kết hợp này còn giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá và định hướng phát triển năng lực của nhân viên một cách cụ thể và rõ ràng hơn.
Bước 05: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực
Sau khi áp dụng từ điển năng lực vào đánh giá nhân viên, các kết quả cần được đánh giá để đưa ra các cải tiến và điều chỉnh cho quá trình đánh giá tiếp theo. Đánh giá kết quả có thể được thực hiện theo các bước sau:
- Phân tích và đánh giá độ chính xác của từ điển năng lực: Cần đánh giá tính khả thi và độ chính xác từ các nguồn năng lực đã xây dựng trước đó để xác định các điểm mạnh và điểm yếu của nó.
- Đánh giá quá trình đánh giá nhân viên: Có thể thực hiện bằng cách so sánh kết quả đánh giá giữa các nhân viên cùng vị trí hoặc so sánh kết quả đánh giá với các mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp.
- Đánh giá kết quả đánh giá năng lực của từng nhân viên: Các kết quả đánh giá năng lực của từng nhân viên cần được đánh giá, để xác định mức độ phù hợp của họ với vị trí hiện tại và tiềm năng phát triển trong tương lai.
- Đề xuất các cải tiến và điều chỉnh: Các kết quả đánh giá cần được phân tích để đưa ra các cải tiến và điều chỉnh cho quá trình đánh giá nhân viên trong tương lai. Điều này giúp đảm bảo tính khách quan và chính xác của quá trình đánh giá năng lực và tạo ra sự phát triển năng lực cho các nhân viên.
SKALE hy vọng thông qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể hiểu thêm về tầm quan trọng cũng như ứng dụng được quy trình xây dựng từ điển năng lực vào doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, cũng như thu hút nhân tài và xây dựng được lòng trung thành của nhân viên. Vì thế, tuy rằng sẽ mất thời gian lúc đầu nhưng đây là đây là phương pháp tối ưu trong chiến lược quản trị nhân sự.
Xem thêm: Phát Triển Năng Lực Nhân Viên Một Cách Hiệu Quả Chỉ Với 5 Bước
