Đánh giá năng lực nhân viên là một hoạt động diễn ra định kỳ trong một tổ chức. Đối với những doanh nghiệp lớn, việc tạo một bảng đánh giá năng lực nhân viên không còn là việc xa lạ.
Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức còn mới và chưa ổn định thì việc tổ chức quản lý, đánh giá nhân viên vẫn gặp nhiều khó khăn chưa thể giải quyết. Vậy phải làm thế nào để có thể triển khai quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả nhất?
Đánh giá năng lực nhân viên là một hoạt động diễn ra định kỳ trong một tổ chức
1. Mục đích của việc đánh giá năng lực nhân viên
Trước khi tiến hành đánh giá năng lực nhân viên, doanh nghiệp cần xác định được mục đích của quá trình đánh giá năng lực nhân viên là gì. Nếu thực hiện mà không có mục tiêu cụ thể, kết quả đánh giá sẽ không được như mong muốn.
Nhân lực là tài sản quý giá đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Hệ thống đánh giá được xây dựng làm cơ sở để hình thành một tổ chức công bằng, minh bạch, tôn trọng giá trị con người. Thông qua đó, đảm bảo sự chính xác khi đánh giá định kì theo năng lực cho nhân viên nhằm kịp thời đánh giá chính xác ưu nhược điểm của nhân viên và lên kế hoạch phát triển hợp lý cũng như xây dựng cơ chế đãi ngộ hợp lý đối với những nhân viên xuất sắc.
Mục đích của đánh giá năng lực nhân viên là giúp cho các nhà quản lý, giám đốc hoặc chuyên gia đánh giá hiệu quả của nhân viên trong công việc của mình, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về phát triển, thăng tiến, phân công công việc và thưởng hoặc khen thưởng cho nhân viên.
Cụ thể, mục đích của đánh giá năng lực nhân viên bao gồm:
a. Đánh giá chất lượng công việc
Đánh giá chất lượng công việc của nhân viên là quá trình đánh giá các hoạt động, nhiệm vụ và thành quả mà nhân viên đã thực hiện trong công việc của mình, từ đó đưa ra đánh giá về hiệu quả và chất lượng công việc của họ. Các bước thực hiện đánh giá chất lượng công việc nhân viên có thể bao gồm:
- Xác định các tiêu chí đánh giá.
- Thu thập thông tin.
- Đánh giá và phân tích.
- Đưa ra kết luận và đề xuất.
Đánh giá năng lực nhân viên giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về chất lượng công việc của nhân viên và giúp họ đưa ra quyết định phù hợp về việc phát triển năng lực của nhân viên.
b. Phát hiện các điểm mạnh và điểm yếu
Phát hiện điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên là một quá trình đánh giá quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Có một số phương pháp phổ biến để phát hiện điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên như sau:
- Phỏng vấn cá nhân: Cuộc phỏng vấn cá nhân với nhân viên là một trong những phương pháp đánh giá hiệu quả để phát hiện điểm mạnh và điểm yếu của họ.
- Đánh giá 360 độ: Phương pháp đánh giá 360 độ được sử dụng để phát hiện điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên bằng cách thu thập phản hồi từ đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên.
- Đánh giá bản thân: Các nhân viên có thể tự đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mình thông qua các bảng tự đánh giá và các cuộc phỏng vấn tự đánh giá. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về các kỹ năng của mình, cũng như phát hiện ra các điểm mạnh và điểm yếu mà họ cần tập trung cải thiện.
- Theo dõi hiệu suất: Thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu quả công việc, nhà quản lý có thể đưa ra đánh giá về các mặt mạnh và yếu của nhân viên trong công việc của mình.
Đánh giá năng lực nhân viên giúp cho các nhà quản lý phát hiện được các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó có thể tăng cường các kỹ năng chuyên môn, tương tác, quản lý thời gian và sự cam kết với công việc của nhân viên.
c. Phát triển nhân viên
Phát triển nhân viên là một quá trình đưa nhân viên từ trạng thái hiện tại đến trạng thái tốt hơn thông qua việc cải thiện kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và tăng cường năng lực công việc.
Phát triển nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân sự và đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ nhân viên tài năng và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp.
Mục đích của việc đánh giá năng lực nhân viên
d. Thăng tiến và phân công công việc
Thăng tiến và phân công công việc là hai khía cạnh quan trọng trong việc phát triển năng lực và quản lý nhân viên.
Thăng tiến là quá trình giúp nhân viên tiến bộ trong sự nghiệp thông qua việc thăng chức hoặc nhận các trách nhiệm mới. Quá trình này giúp nhân viên có cơ hội phát triển năng lực, tăng thu nhập, cải thiện địa vị và uy tín trong công ty. Việc thăng tiến cũng giúp nâng cao sự tận tụy và cam kết của nhân viên với công ty.
Phân công công việc là quá trình chọn lựa và phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm cho các nhân viên trong công ty. Điều này bao gồm đánh giá năng lực của nhân viên và phân bổ công việc phù hợp với năng lực của họ. Phân công công việc đúng đắn giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, giúp họ phát triển năng lực và đóng góp tích cực cho công ty.
Việc thăng tiến và phân công công việc cần được thực hiện đúng cách và công bằng, tránh thiên vị và đảm bảo sự minh bạch. Vì vậy, việc đánh giá năng lực nhân viên giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định thăng tiến, phân công công việc hoặc thay đổi vị trí cho nhân viên dựa trên năng lực và hiệu suất làm việc của họ.
e. Thưởng hoặc khen thưởng
Mục đích cuối cùng trong việc đánh giá năng lực nhân viên là để khen thưởng nhân viên. Đây là một phương tiện quan trọng để tôn vinh và động viên nhân viên trong công ty.
Khi nhận được khen thưởng, nhân viên cảm thấy được công nhận và đánh giá cao về sự nỗ lực và đóng góp của mình, đồng thời cũng cảm thấy động viên và có động lực để tiếp tục làm việc tốt hơn.
2. Các bước xây dựng nên một quy trình đánh giá năng lực nhân viên
Để có thể đạt được kết quả tốt như mong đợi, các doanh nghiệp cần có quy trình đánh giá năng lực nhân viên phù hợp, tuân thủ chặt chẽ các bước sau đây:
a. Để đánh giá năng lực nhân viên, trước hết cần xác định năng lực cốt lõi của doanh nghiệp
Xác định những năng lực cốt lõi của doanh nghiệp là việc quan trọng để giúp doanh nghiệp tập trung vào những mảng mạnh của mình và định hướng phát triển tương lai. Doanh nghiệp cần xác định chính xác những hoạt động, chức năng hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp đặc trưng và quan trọng nhất. Những hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị và lợi thế cạnh tranh.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định điểm mạnh và điểm yếu của của mình, điều này giúp xác định những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, cũng như những vấn đề cần cải thiện.
Năng lực cá nhân kết hợp cùng năng lực cốt lõi của doanh nghiệp sẽ tạo ra hiệu quả tối đa.Ví dụ, tính chu đáo là năng lực cá nhân của nhân viên phục vụ và tính sang trọng là năng lực cốt lõi của một khách sạn cao cấp phối hợp với nhau sẽ tạo được ấn tượng với khách hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng trong tương lai.
b. Kết hợp các năng lực cốt lõi của doanh nghiệp với đánh giá năng lực nhân viên.
Kết hợp các năng lực cốt lõi của doanh nghiệp với năng lực cá nhân của nhân viên sẽ giúp xác định được những kỹ năng và năng lực cần thiết cho các vị trí trong doanh nghiệp, từ đó có thể đánh giá được khả năng và đóng góp của mỗi nhân viên đối với công việc và mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần cân nhắc xem những ưu thế thuộc tính cá nhân nào của nhân viên đóng góp vào lợi thế cạnh tranh của công ty. Đây là công tác quan trọng để quyết định sự phát triển của cá nhân dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp.
Kết hợp các năng lực cốt lõi của doanh nghiệp với năng lực cá nhân của nhân viên sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên được phân công vào các vị trí phù hợp với năng lực của mình, từ đó tăng hiệu quả làm việc của cá nhân và cả tổ chức.
c. Xác định các năng lực chung cần thiết
Nghiên cứu của Trung Tâm Hướng Nghiệp của Đại Học Victoria xác định 10 năng lực chung hàng đầu là: quản lý bản thân; nhóm năng lực dự án và tổ chức; quản lý thông tin; nghiên cứu và phân tích; làm việc nhóm; giao tiếp; quản trị chất lượng; hành vi chuyên nghiệp; trách nhiệm xã hội và không ngừng học hỏi.
d. Đối chiếu các năng lực cá nhân, loại bỏ những thuộc tính trùng lặp.
Đối chiếu các năng lực cá nhân là một quá trình so sánh những kỹ năng và năng lực của các nhân viên để tìm ra những năng lực chung và khác biệt. Trong quá trình này, có thể xảy ra trùng lặp về một số năng lực giữa các nhân viên. Đánh giá chéo năng lực cá nhân và loại trừ những năng lực trùng với năng lực chung đã định.
e. Xác định từng năng lực của mỗi người, để việc đánh giá năng lực nhân viên được hiệu quả
Có thể dựa vào các tiêu chí để xác định thực lực của nhân viên: Kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, bằng cấp, tỷ lệ và khối lượng công việc hoàn thành, hiệu quả công việc, kỹ năng mềm,…
Đối với cấp quản lý trở lên, ngoài tiêu chí tiên quyết là hiệu quả công việc, các kỹ năng khác như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý, khả năng truyền động lực, cảm hứng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề… cũng cần được đánh giá.
f. Xây dựng thang điểm đánh giá mức độ năng lực của từng nhóm nhân viên
Xây dựng mô hình thang điểm bằng việc mô tả cách ứng xử tiêu chuẩn của năng lực đó tại doanh nghiệp. Tùy theo khả năng của mỗi người mà một người có thể thông thạo một/nhiều loại năng lực, hoặc một người nào đó sở hữu năng lực mà những người khác đang trong giai đoạn phát triển hoặc không thể phát triển năng lực này.
Thang điểm 5 thường được sử dụng trong thang đánh giá. Người đạt thang điểm cao nhất thể hiện năng lực vượt mức mong đợi. Thang điểm thấp nhất là những người bắt đầu quá trình nuôi dưỡng và phát triển năng lực. Các thang điểm còn lại biểu lộ năng lực ở mức độ trung bình.
g. Thiết kế các mẫu đánh giá năng lực nhân viên
Bao gồm định nghĩa, ghi chú về biểu hiện điển hình của doanh nghiệp và xây dựng thang điểm chuẩn cho năng lực bằng cách xác định tiêu chí đánh giá, quá trình theo dõi và kế hoạch phát triển cho tương lai.
h. Mẫu đánh giá năng lực nhân viên
Mẫu đánh giá gồm 2 phần: Doanh nghiệp đánh giá và phản hồi của nhân viên. Mẫu đánh giá nhân viên cụ thể sẽ giúp nhà quản lý đánh giá công tâm và khách quan. Mẫu đánh giá miêu tả rõ ràng quy định của các tiêu chí và đầy đủ chỉ số đánh giá sẽ tiết kiệm thời gian và công sức.
i. Sắp xếp trao đổi riêng với từng nhân viên
Các nhà quản lý cần giải thích tiêu chí, chỉ số đánh giá và tiếp nhận phản hồi của nhân viên. Sau khi nhận được kết quả đánh giá, với vai trò là một nhà quản lý, người đánh giá cần nhận xét về điểm mạnh yếu của nhân viên để tránh làm cho họ cảm thấy bị chèn ép hoặc quá đề cao, và đưa ra hướng giải quyết bằng cách lên kế hoạch phát triển, cải thiện.
Việc này sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự coi trọng, tận tâm với nhân viên, góp phần thúc đẩy họ thay đổi tích cực hướng tới mục tiêu chung. Đồng thời, thường xuyên khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi trong quá trình làm việc.
3. Các câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên phổ biến hiện nay
Một số câu hỏi đánh giá năng lực mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng
Để những câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên khai thác tối đa thái độ, chuyên môn của nhân viên cũng đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải tốn khá nhiều chất xám vì những câu hỏi cần đánh đúng mục đích câu hỏi để nhân viên nhìn nhận đúng vấn đề, trả lời trung thực tình trạng của bản thân. Một số câu hỏi đánh giá năng lực mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng như:
- Tới thời điểm hiện tại, bạn đã hoàn thành được các mục tiêu và công việc nào?
- Bạn đo lường hiệu suất và kết quả hoàn thành mục tiêu so với các tiêu chí ban đầu đã đề ra cho công việc bằng cách nào?
- Có thách thức hay khó khăn nào ảnh hưởng tới hiệu suất và việc hoàn thành mục tiêu không?
- Các mục tiêu và dự án đang chờ thực hiện của bạn là gì?
- Mục tiêu nào mà bạn đã đề ra nhưng không còn phù hợp hay ưu tiên nữa? Có nên điều chỉnh hoặc xóa bỏ chúng ra khỏi danh sách công việc cần làm hay không?
- Bạn có nhiệm vụ ưu tiên nào hoặc dự án nào vừa xuất hiện nhưng cần phải thêm vào cho mục tiêu mới không?
- Bạn có cần nguồn lực và sự hỗ trợ để hoàn thành tốt nhất các mục tiêu còn lại trong năm hay không?
- Những trở ngại, khó khăn nào đang và sẽ cản trở việc tăng hiệu suất?
- Công việc của bạn yêu cầu phải có những kiến thức, kỹ năng và khả năng nào?
- Tôi có thể giúp gì cho bạn để đảm bảo sự thành công?
4. Những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi thực hiện đánh giá năng lực nhân viên
Việc đánh giá nhân sự chưa bao giờ là công việc dễ dàng của các nhà quản lý, bất cứ ai cũng dễ dàng gặp phải những sai lầm, dẫn đến những nhận xét sai lệch, chủ quan mà không phải nhà lãnh đạo nào cũng nhận ra.
- Tiêu chí đánh giá không rõ ràng
Để việc đánh giá nhân viên được rõ ràng, minh bạch thì mỗi công ty cần đưa ra những tiêu chí chung, áp dụng cho các cấp bậc nhân viên khác nhau, để có cách đánh giá khách quan nhất. Nền tảng của việc đánh giá nhân viên chính là việc xây dựng một bản tiêu chí đánh giá rõ ràng, cụ thể.
Các tiêu chí đánh giá không rõ ràng, các quyết định có tính tùy tiện, ngẫu hứng của người đánh giá chính là một trong những lý do chính đẩy nhân tài ra khỏi công ty.
- Không đánh giá bao quát
Để đánh giá nhân viên đạt hiệu quả và có độ tin cậy cao, điều quan trọng là người lãnh đạo cần phải thu thập nhiều ví dụ thực tế cụ thể về hành vi tích cực cũng như những mặt cần cải thiện và đưa ra những thông tin, nhận xét từ các nguồn khách quan nhất, trong thời gian dài.
- Đánh giá mang tính chủ quan
Sự bất công, không minh bạch luôn là nguyên nhân dẫn đến sự bất bình trong nội bộ. Rất nhiều nhà lãnh đạo thường đưa ra những những nhận xét cảm tính, vô hình và không thể định lượng được chính xác, nhất là khi đánh giá năng lực.
Sự phán xét cá nhân có thể được xem là góc nhìn chủ quan của nhà quản lý vì thế dễ dẫn đến những cuộc tranh cãi, thậm chí phẫn nộ giữa nhân viên với nhà quản lý trong kỳ đánh giá.
- Thiếu kỹ năng đánh giá
Nếu so sánh giữa tất cả các kỹ năng quản lý thì có lẽ kỹ năng đánh giá nhân viên là khó nhất. Một nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng đánh giá sẽ tạo tâm lý phản kháng ở nhân viên, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Vì vậy, nhà lãnh đạo cần rèn luyện các kỹ năng quan sát, óc phán đoán, liên kết logic để đưa ra những nhận xét cụ thể, rõ ràng và chính xác nhất. Từ đó sẽ giúp lãnh đạo đặt cấp dưới vào đúng vị trí, giao việc đúng với khả năng và nâng cao hiệu suất làm việc chung.
- Đánh giá một chiều
Hiện nay, việc đánh giá nhân viên không còn chỉ là việc sếp nhận xét công việc của cấp dưới và mang tính áp đặt. Ngoài việc báo cáo công việc với sếp, nhân viên còn làm việc, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp cũng như các bộ phận, phòng ban khác trong công ty để có cái nhìn đầy đủ hơn đồng thời tránh việc đưa ra những đánh giá chủ quan.
Ban lãnh đạo cũng có thể để nhân viên tự đánh giá bản thân cũng như lắng nghe phản hồi từ chính nhân viên của mình. Làm như vậy sẽ tránh được việc đánh giá chủ quan, mang tính cá nhân và không đạt hiệu quả mong muốn.
Việc đánh giá năng lực nhân viên đem lại hiệu quả cho các tổ chức ngày nay
Qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về những hiệu quả mà việc đánh giá nhân viên đúng cách sẽ mang lại. SKALE hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể tìm cho mình phương pháp phù hợp với nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả.
Xem thêm: Các tiêu chí được dùng để đánh giá năng lực nhân viên
